Digitale Archivierung
Seit Einführung der elektronischen Datenverarbeitung arbeitet die Verwaltung zunehmend digital. Die Archivgesetze und Archivordnungen schreiben den Behörden vor, auch alle digitalen Aufzeichnungen dem zuständigen Archiv anzubieten. Archive stehen deshalb vor der Herausforderung, auch elektronische Dokumente archivieren zu müssen. Das betrifft E-Mails, Dateiablagen, Fachverfahren und elektronische Akten. Die Archivierung digitaler Unterlagen ist ungleich aufwändiger: Während eine Pergamenturkunde im Magazinregal mehrere hundert Jahre unbeschadet übersteht, ist die Erhaltung digitaler Unterlagen deutlich komplizierter. Hierfür braucht es eine spezifische Archivierungssoftware, entsprechende Fachkenntnisse und die Datensicherung an verschiedenen Standorten. Darüber hinaus müssen die Unterlagen in langfristig lesbare Dateiformate, z.B. PDF/A, umgewandelt und in regelmäßigen Abständen migriert werden, um die die dauerhafte Lesbarkeit sicherzustellen und Datenverlust zu verhindern.
Die DIN 31644 definiert die Kriterien für eine vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung (bekannt als nestor-Siegel).
Der Verband kirchlicher Archive hat zusammen mit dem Kirchlichen Rechenzentrum Südwest KRZ.dips.Kirchen entwickelt. Das ist eine Verbundlösung zur digitalen Archivierung, der sich alle Archive anschließen können.