Bestandserhaltung
Die Erhaltung der Originale ist die wichtigste Aufgabe jedes Archivs. Denn wenn die Unterlagen verloren sind, ist die Information ist verloren, Erinnerung und Aufarbeitung sind nicht mehr möglich.
Die Bestandserhaltung ist ein komplexer Vorgang, der bereits im vorarchivischen Bereich beginnt und im Archiv mittels eines differenzierten Bestandserhaltungskonzepts betrieben wird:
- In den Registraturen und Altregistraturen müssen die Unterlagen sicher verwahrt werden.
- Bei der Übernahme von Unterlagen ist das Archivgut vor Verlust und Beschädigung zu schützen.
- Im Archiv ist das richtige Magazinklima und die richtige Lagerung eine entscheidende Voraussetzung für den dauerhaften Erhalt.
- Die Unterlagen müssen gesäubert, ggf. ausgebessert und entmetallisiert werden.
- Archivgut wird in säurefreien Mappen und Kartons verpackt. Gute Verpackung schützt auch vor Wasser, Feuer und Schädlingen.
- Ein permanentes Schädlingsmanagement sichert das Archivgut vor Schädlingsfraß.
- Beschädigtes Archivgut muss restauriert, saures Papier muss entsäuert werden.
- Das Bestandserhaltungskonzept umfasst auch die Reproduktion von Archivgut. Wenn Filme oder Digitalisate von Archivgut benutzt werden, werden die Originale vor Beschädigungen bei der Benutzung geschützt.
- Risikoabschätzung und Notfallvorsorge sind wichtige Bestandteile der Bestandserhaltung.
Weiterführende Hinweise:
E-Learning Kurs zu “Bestandserhaltung und Notfallplanung”:
www.bestandserhaltung.eu
DIN Normen:
DIN ISO 11799 (Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut)
DIN 67700 (Bauliche Anforderungen für Archive und Bibliotheken)
DIN ISO 9706 (Anforderungen für Papierobjekte)
DIN ISO 16245 A/B (Papierobjekte)
DIN 15549 (fotogr. Materialien)
Literatur:
- Informationsportal “Bestandserhaltungsausschuss der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder”. (Online-Ressource)
- Maria Kobold/Jana Moczarski: Bestandserhaltung. Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken, Darmstadt 2020.
- Thorsten Allscher und Anna Haberditzl: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Berlin 2021.
- Maria Rita Sagstetter: Alltäglich und doch nicht selbstverständlich? Konservatorische Grundregeln bei der Lagerung, Verpackung und Nutzung von Archivgut, in: Archive in Bayern 7 (2012), S.171-194.
- Marion Niendorf und Ingrid Kohl: Ordnung in den Magazinen. Technische Bearbeitung, Lagerung und Verpackung von Archivgut, in: Brandenburgische Archive 28 (2011), S.28-36.
- BKK-Arbeitshilfe: Verpackungsmaterialien für Archivgut. Beschluss der BKK vom 2012-09-25/26.
- Anna Haberditzl: Kleine Mühen - große Wirkung. Maßnahmen der passiven Konservierung bei der Lagerung, Verpackung und Nutzung von Archiv- und Bibliotheksgut, in: Hartmut Weber: Bestandserhaltung in Archiven und Bibliotheken, Stuttgart 1992, S.72-89.
Schäden an Archivgut entstehen überwiegend durch äußere Einflüsse: Licht, Feuchtigkeit und Klimaschwankungen begünstigen Abbauprozesse und chemische Reaktionen an Papieren und Schreibmitteln sowie Schädlingsbefall und Schimmelwachstum.
Die richtige Klimatisierung des Magazins und die fachgerechte Verpackung sind daher von größter Wichtigkeit.
Literatur:
Mario Glauert: Klimamessung und Klimaregulierung im Archivmagazin, in: Mario Glauert und Sabine Ruhnau (Hg.): Verwahren, Sichern, Erhalten. Handreichungen zur Bestandserhaltung in Archiven, Potsdam 2005, S. 55-72.
Ein wichtiger Baustein der Bestandserhaltung sind die Reinigung der Magazine und die Schädlingsbekämpfung, die als Integrated Pest Management (IPM) bezeichnet wird.
a) Reinigung
Empfohlen wird eine regelmäßige (am besten monatliche) Reinigung der Böden und Oberflächen. Um eine Kontinuität zu gewährleisten, sollten die Magazine in den Reinigungsplan des Archivträgers aufgenommen werden.
b) IPM
IPM heißt, Schädlinge zu identifizieren, zu bekämpfen und präventive Maßnahmen gegen Schädlingsbefall zu ergreifen. Die DIN EN 16790:2016-12 beschreibt die Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung.
Literatur:
-David Pinniger, Bill Landsberger, Adrian Meyer und Pascal Querner: Handbuch Integriertes Schädlingsmanagement in Museen, Archiven und historischen Gebäuden, Berlin 2016.
- Empfehlungen der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder: Prävention und Behandlung von Schädlingsbefall in Archiven. (Online-Ressource)
Bestandserhaltung bindet Geld und Personal. Ein umfassendes Bestandserhaltungskonzept setzt die zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Mittel in bezug zu der Aufgabe, Archivgut auf Dauer zu erhalten. Bei der Planung des Ressourceneinsatzes spielen die Bedeutung der Bestände, die Benutzungshäufigkeit sowie der Erhaltungszustand die entscheidende Rolle. Nicht alle Bestände sind gleich wichtig, und nicht jeder Bestand ist konservatorisch zu retten.
Die nachfolgende Literatur gibt einen vertieften Einblick in diese Problematik:
- Mario Glauert: Strategien der Bestandserhaltung, in: Archive in Bayern 7 (2012), S. 109-127.
- Mario Glauert: Die zweite Bewertung. Prioritäten in der Bestandserhaltung, in: Für die Zukunft sichern! Bestandserhaltungserhaltung analoger und digitaler Unterlagen. 78. Deutscher Archivtag 2008 in Erfurt. Hrgs. v. Heiner Schmitt, Fulda 2009, S. 49-60.
- Mario Glauert: Von der Strategie zum Konzept. Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 81 (2014), S. 27-34.
- BKK-Positionspapier: Das historische Erbe bewahren! Bestandserhaltung - eine kommunalarchivische Kernaufgabe. Beschluss der BKK vom 2009-09-21/22 in Regensburg. (online-Ressource)
Manche Schäden an Archivgut können durch eine Restaurierung behoben werden. Kleine Risse oder Fehlstellen können mit geeignetem Klebeband repariert werden. Wenn Archivgut stark geschädigt ist, sollte jedoch eine/ein Restaurator*in hinzugezogen werden. Geeignete Restauratoren finden Sie in diesem Online-Portal.
Die Trockenreinigung von Beständen ist eine sinnvolle und nachhaltige Maßnahme, die von Archivpersonal an Sicherheitswerkbänden oder von externen Dienstleistern durchgeführt werden kann. Eine umfassende Anleitung dafür bietet die Empfehlung der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder.
In vielen Fällen lassen sich physikalische Prozesse aber nicht verhindern, sondern nur verlangsamen. Beispielsweise ist die Übersäuerung und der damit einhergehende Zerfall von Papieren, die zwischen 1850 und 1990 produziert wurden, nicht gänzlich aufzuhalten. Behandlungen wie die Blockentsäuerung oder die Einzelblattentsäuerung können aber ein Zeitfenster schaffen, um eine Digitalisierung oder restauratorische Maßnahmen durchführen zu können. Die Archivberatung Hessen bietet ein Informationsportal zu diesem Thema an. Sehr informativ ist auch das Grundlagenpapier “Durchführung von Massenentsäuerungsprojekten. Gemeinsames Grundlagenpapier des Bestandserhaltungsausschusses der KLA und BKK sowie der Kommission für Bestandserhaltung des deutschen Bibliotheksverbandes (2019)”. (online Ressource)
Jede Benutzung bedroht das Archivgut in seinem Erhaltungszustand: Durch unachtsames Herausnehmen aus dem Archivkarton, durch versehentliches Herunterfallenlassen beim Transport, durch zu hastiges Umblättern beim Lesen, durch gewaltsames Aufklappen der Falz bei gebundenen Akten, durch die Berührung mit Handschweiß ist das Archivgut in seinem Erhalt gefährdet. Informationsverlust droht. Daher sind klare Regelungen zum Umgang mit Archivgut für Benutzer und Mitarbeitende notwendig. Die folgende Literatur bietet dafür Beispiele:
Rita Sagstetter: Der richtige Griff: Schadensbegrenzung bei der Benutzung, in: Archive in Bayern 1 (2003), S.259-292.
Anton Gössi: Die Gefährdung des Archivguts durch die Benutzung. Analyse und Prophylaxe, in: Benutzung und Bestandserhaltung. Neue Wege zu einem Interessensausgleich, Stuttgart 2000, S.7-30.
Ann-Kathrin Eisenbach: Schadensprävention am Schreibtisch: Bestandserhaltungsboxen für die archivische Praxis, München 2021.