Erschließung
Erschließung ist eine der wesentlichen Aufgaben von Archiven. Man versteht hierunter das Ordnen und Verzeichnen der übernommenen Unterlagen nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen.
Im Rahmen der Erschließung werden die wichtigsten Informationen zu jeder Archivalieneinheit zusammengestellt und in eine Datenbank eingegeben. Diese umfassen in der Regel einen aussagekräftigen Titel, eine ergänzende inhaltliche Beschreibung, die Laufzeit, Informationen zum Trägermaterial oder der Größe bzw. dem Umfang sowie Orts- und Personenangaben. Spezielle Archivaliengattungen wie Fotos, Karten und Pläne oder audiovisuelle Medien werden mit weiteren Detailinformationen beschrieben, etwa Angaben zu Maßen und Größe, Urhebern und Material.
Jede einzelne Archivalie/Archivale erhält eine individuelle Signatur, womit sie eindeutig identifizierbar ist. Sie besteht in der Regel aus der Bestandssignatur und einer laufenden Nummer. Diese Zuordnung der Archivale zum Bestand erfolgt zumeist nach dem sogenannten Provenienzprinzip, welches auf die Herkunft und den Entstehungszusammenhang eines Dokuments abzielt. Die verschiedenen Bestände eines Archivs bilden die sogenannte Archivtektonik, wobei die einzelnen Bestände nach den Behörden oder Stellen benannt sind, bei denen die jeweiligen Unterlagen entstanden sind.
Anhand der Erschließungsinformationen werden Archivalien recherchierbar. Mit Hilfe der gedruckten Findbücher oder den online gestellten Findmitteln auf Archivwebseiten oder den Online-Datenbankenkönnen Benutzer nach relevanten Archivalien für ihre Forschungs- und Interessengebiete recherchieren.
Beispiele für Erschließungsrichtlinien:
Erschließungsrichtlinie des Landeskirchlichen Archivs der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland mit Richtlinien zur Erschließung von Personalakten, Siegeln und Siegelstempeln, Kirchenbüchern sowie Schadensklassenbeschreibung
https://www.archiv-nordkirche.de/Erschlie%C3%9Fung.html
Handreichung des Landeskirchlichen Archivs Dresden zur Bearbeitung von Archivbeständen https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Handreichung-Bearbeitung-Archivbestaende.pdf
Erschließungsrichtlinie des Evangelischen Landeskirchlichen Archivs in Berlin https://www.landeskirchenarchivberlin.de/archivpflege/archivwesen/
Landeskirchliche Erschließungsrichtlinien
Erschließungsrichtlinie des Landeskirchlichen Archivs der Evangelisch-Lutherischen Kirche
in Norddeutschland mit Richtlinien zur Erschließung von Personalakten, Siegeln und Siegelstempeln, Kirchenbüchern sowie Schadensklassenbeschreibung:
https://www.archiv-nordkirche.de/Erschlie%C3%9Fung.html
Handreichung des Landeskirchlichen Archivs Dresden zur Bearbeitung von Archivbeständen:
https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Handreichung-Bearbeitung-Archivbestaende.pdf
Erschließungsrichtlinie des Evangelischen Landeskirchlichen Archivs in Berlin:
https://www.landeskirchenarchivberlin.de/archivpflege/archivwesen/
Weitere Erschließungsstandards
ISAD (G) - Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung (in deutscher Übersetzung):
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD%28G%29_Second-edition_DE.pdf
ISAAR (CPF) - Internationaler Standard für archivische Normdaten (in deutscher Übersetzung):
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_Guidelines_ISAAR_Second-edition_DE.pdf
ISDF - International Standard for Describing Functions (in englischer Sprache):
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2007_Guidelines_ISDF_First-edition_EN.pdf
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (in englischer Sprache):
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2008_Guidelines_ISDIAH_First-edition_EN.pdf
Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik (1964):
https://www.fh-potsdam.de/sites/default/files/2022-05/landesfachstelle-archivberatung-erschlie%C3%9Fung-ordnungs-und-verzeichnisgrunds%C3%A4tze-staatliche-archive-fhpotsdam.pdf
Johannes Papritz, Die archivische Titelaufnahme bei Sachakten, 4. Aufl. (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Institut für Archivwissenschaft, 4), Marburg 1984.