Bewertung

Wenn Unterlagen in Behörden oder anderen Stellen nicht mehr benötigt werden und die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dürfen diese nicht einfach weggeworfen werden. Die Archivgesetze schreiben vor, dass sämtliches Schriftgut – unabhängig davon, ob es analog oder digital vorliegt - vor der Vernichtung dem zuständigen Archiv angeboten werden muss.

Da es unmöglich ist, alle anfallenden Unterlagen aufzuheben, wählen die Archivarinnen und Archivare aus der großen Masse aus, was dauerhaft überliefert werden soll. Die Bewertung der angebotenen Dokumente ist eine schwierige und wichtige Aufgabe der Archivare, denn sie entscheiden darüber, wie die Überlieferung aussieht und welche Unterlagen künftigen Generationen zur Verfügung stehen werden.t.

Die Bewertungsentscheidung wird anhand verschiedener Überlegungen und Faktoren getroffen. Zunächst wird unterschieden, ob es sich um massenhaft gleichförmige Akten oder Sachakten handelt. Bei ersteren wird mithilfe eines Bewertungsmodells eine kleine repräsentative Auswahl in das Archiv übernommen. Bei Sachakten werden der Entstehungszusammenhang sowie die Aufgaben und die Bedeutung der abgebenden Stelle analysiert. Damit nur die aussagekräftigsten Dokumente überliefert werden, wird der Informationswert der einzelnen Akten zu verschiedenen Themen geprüft.  

Auch wenn Nutzerinteressen und aktuelle gesellschaftliche Entwicklungen in die Bewertungsentscheidung einfließen, können nicht alle Erwartungen und Wünsche erfüllt werden. Daher sollten Bewertungsentscheidungen dokumentiert und begründet werden, damit diese transparent und nachvollziehbar sind. 

Eine kurzgefasste Handreichung zur archivischen Bewertung bietet der Landschaftsverband Rheinland an.