Schriftgutverwaltung

In den Verwaltungsstellen entstehen die Unterlagen, die später archiviert werden und Grundlage für Erinnerung, Aufarbeitung und historische Analyse sind. Je besser die Unterlagen verwaltet werden, desto leichter ist die Übernahme und archivische Bearbeitung. Daher ist die Beratung der schriftgutproduzierenden Stellen eine wichtige Aufgabe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Archive.
Die Beratung bezieht auf den gesamten Lebenszyklus der Unterlagen: vom Anlegen der Akte über den Bearbeitungszeitraum bis hin zu Aussonderung, also Anbietung und Übergabe an das zuständige Archiv. Ein geregelter Geschäftsgang ist dabei ebenso wichtig, wie die strukturierte Ordnung des Schriftgut auf Grundlage eines Aktenplans.
Der ideale Aktenplan spiegelt alle Aufgaben einer Behörde wieder und ist hierarchisch gegliedert. Er ermöglicht auch über längere Zeit ein sicheres Wiederfinden.
Da Behörden zunehmend mit elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) arbeiten, beraten die Archive auch bei deren Einführung und sorgen dafür, dass auch aus dem DMS heraus eine sichere Archivierung erfolgen kann. Wichtige Anforderungen an ein DMS ist die Gewährleistung der Integrität und Authentizität der Unterlagen.
 

Beispiel für einen Aktenplan für Kirchenbezirke/Superintendenturen
• https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Anlage3-Aktenplan-Superintendenturen-und-Kirchenbezirke.pdf

Beispiel für einen Aktenplan für Kirchengemeinden
• https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Anlage1-Aktenplan-Kirchgemeinden.pdf

Muster Aktenverzeichnis
• https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Aktenverzeichnis_Registratur.xlsx
Handreichungen
• https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Erlaeuterungen_zum_Umgang_mit_der_Registratur.pdf

Schulungsmaterial Registratur
• Wie lege ich eine Registratur an?
https://www.youtube.com/watch?v=z3AzVEcriL8&feature=youtu.be
• Wie lege ich Schriftstücke ab?
https://www.youtube.com/watch?v=H6LAEYSYBeQ&feature=youtu.be
• Altregistratur und Aufbewahrungsfristen
https://www.youtube.com/watch?v=4cWqLSefOwI&feature=youtu.be