DIGITALE LANGZEITARCHIVIERUNG

Kirchenarchive verwahren als Gedächtnis der Kirche nicht nur die historische Überlieferung. Sie haben auch die Aufgabe, unsere heutige Überlieferung für zukünftige Forscher zu erhalten. Daher übernehmen sie laufend Unterlagen aus der Verwaltung – und darunter inzwischen auch mehr und mehr digitale Daten.

Viele Landeskirchen sowie Einrichtungen der Caritas und Diakonie begannen bereits in den 1970er und 1980er Jahren, sogenannte Fachverfahren – beispielweise das elektronische Melderegister – zu installieren. Seit den 1990er Jahren kamen PC-Arbeitsplätze hinzu, die heute selbstverständlich sind. In den letzten Jahren hat man zudem begonnen, auf eine elektronische Aktenführung in Dokumenten-Management-Systemen umzustellen.

Die Archivgesetze der verschiedenen Landeskirchen geben daher vor, dass neben dem analogen "Papier"-Schriftgut auch alle digitalen Aufzeichnungen, die in den jeweiligen Landeskirchen entstehen, den Archiven anzubieten sind. Dies betrifft Dateiablagen ebenso wie die zahlreichen Fachverfahren und die elektronischen Akten.

Es hat sich auch gezeigt, dass eine Archivierung elektronischer Aufzeichnungen nur im Verbund leistbar ist. Das betrifft sowohl die Entwicklung und Weiterentwicklung der Systemsoftware als auch den Betrieb in dafür geeigneten Rechenzentren.

Um die digitale Überlieferung „für die Ewigkeit“ sichern zu können, steht allen Kirchenarchiven seit Januar 2023 das System Dips.kirche (Digital Preservation System Kirche) für die digitale Langzeitarchivierung im kirchlichen Verbund zur Verfügung. Das vom Kirchlichen Rechenzentrum (KRZ-SWD) zur Verfügung gestellte System der Firma SER findet in dem Produkt Dips.kommunal breite Anwendung im Bereich der kommunalen Archive in NRW und darüber hinaus. Der kirchliche Nutzerverbund ist eingebettet in den größeren DIPS-Entwicklungsverbund.    

Die Kirchenarchive in Baden-Württemberg hatten sich zuerst zu einer Verbundlösung zusammengeschlossen. Hierfür wurde ebenfalls in Zusammenarbeit mit dem Kirchlichen Rechenzentrum (KRZ-SWD) die technische Infrastruktur geschaffen und das vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte System DIMAG (Digitales Magazin) eingesetzt. Diese Technologie steht den Kirchenarchiven nur in sogenannten Magazinpartnerschaften mit den jeweiligen Landesarchiven in regionalen Verbünden zur Verfügung.

Bei der digitalen Langzeitarchivierung werden die Arbeitsschritte, die bei der Sicherung analoger Unterlagen erfolgen – z. B. die Sicherstellung der fachgerechten Aufbewahrung und die Kontrolle des Zugangs –, in die digitale Welt übertragen. Das Konzept sieht stets vor, dass die Metadaten zu den Archivalien in einer Datenbank verwaltet werden und dass die Dateien wie auch die Metadaten unabhängig von dieser Datenbank gesichert werden.

Erhält ein Kirchenarchiv eine digitale Abgabe werden zunächst die Metadaten in die Datenbank eingegeben. Anschließend werden sowohl die Originaldatei als auch die Metadaten in das digitale Magazin hochgeladen. Zusätzlich kontrollieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob das Format der Dateien auch tatsächlich „archivfähig“ ist oder erst eine Umwandlung in ein neues Format erfolgen muss. Eine Word-Datei wird beispielsweise in eine Datei im Format PDF/A umgewandelt. Beim Hochladen der Dateien wird eine Prüfsumme, ein sogenannter Hashwert gebildet, der regelmäßig kontrolliert wird und Auskunft darüber gibt, ob sich bei den Daten etwas ändert. Gesichert werden die Daten zunächst auf einem virtuellen Server und anschließend auf Systemen in zwei Rechenzentren an verschiedenen Standorten. Durch diese Maßnahmen und eine regelmäßige Migration der Daten in ein neues, zeitgemäßes Format sollen die Dateien „für die Ewigkeit“ gesichert werden.

Im Folgenden finden Sie einige Informationsangebote, Materialien und Links für verschiedenste Fragestellungen.

• Verbundlösung DiMag: Link
• Verbundlösung DIPS.KIRCHE
• Nützliche Computertools
• Hinweise auf weitere Informationsangebote