Schriftgutverwaltung

Die Registratur bildet die Grundlage für das Verwaltungshandeln eines Registraturbildners, indem sie das laufende Schriftgut für die laufende Arbeit verwaltet.

Die Schriftgutverwaltung betrachtet eine Akte in ihrem gesamten Lebenszyklus – von der Anlegung der Akte bis zu ihrer dauerhaften Aufbewahrung bzw. Vernichtung. Daraus ergeben sich folgende Aufgabengebiete für die Schriftgutverwaltung:

1. Registrierung und Weiterleitung der Posteingänge mit Eingangsstempel und Aktenzeichen an die Sachbearbeitung.

2. Zusammenfassung der Einzelvorgänge zu Akten, i. d. R. auf der Grundlage eines Aktenplans.

3. Rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Unterlagen für die Sachbearbeitung, darunter auch das Wiedervorlegen von Akten nach Termin.

4. Aussonderung des Schriftguts, insbesondere durch Überführung von geschlossenen Aktenbänden aus der laufenden Schriftgutverwaltung in die Altregistratur. Von dort aus ist das nächste und spätere Ziel – spätestens 30 Jahre nach Schließung einer Akte – das zuständige Archiv, welches die Auswahl über das dauerhaft zu archivierende Schriftgut trifft.

In der Regel erfolgt die Beratung der Registraturbildner im Bereich der Archivpflege.

Rechtsgrundlagen

- Schriftgutordnung

- Verwaltungsrichtlinie

- Aufbewahrungs- und Kassationsordnung

Beispiel: https://engagiert.evlks.de/Rechtssammlung/PDF/5.4.3.1_SchriftgutKassationO__ab_01.01.2020_.pdf

Aktenplan

Ein Aktenplan regelt die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplans ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes. Der ideale Aktenplan spiegelt alle Aufgaben einer Behörde wieder und ist hierarchisch gegliedert. Er ermöglicht auch über längere Zeit ein sicheres Wiederfinden.

Beispiel für Kirchenbezirke/Superintendenturen

https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Anlage3-Aktenplan-Superintendenturen-und-Kirchenbezirke.pdf

Beispiel für Kirchgemeinden

https://engagiert.evlks.de/fileadmin/userfiles/EVLKS_interessiert/F._Service/Landeskirchenarchiv/Archivpflege/Anlage1-Aktenplan-Kirchgemeinden.pdf

DMS/Elektronische Vorgangsbearbeitung

Komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten über die herkömmliche Schriftgutverwaltung (siehe dort) hinaus weitere Funktionen an. Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung laufen alle Arbeitsschritte und Beteiligungen innerhalb des Systems ab (Workflow). Wenn alle Dokumente und Prozesse elektronisch zur Verfügung stehen, alle Kommunikationselemente (also auch E-Mails) innerhalb des Systems zusammengefasst sind und alle Vorgänge von dort angestoßen und bearbeitet werden können, ermöglicht dies einen Geschäftsgang ohne Medienbrüche und die Führung vollständiger elektronischer Akten. Authentizität der Dokumente und die Rechtmäßigkeit von Entscheidungen können über die Metadaten verifiziert werden.