RECORDS MANAGEMENT / BEHÖRDENBERATUNG

Kirchenarchive sichern die historisch und rechtlich bedeutsamen Unterlagen der kirchlichen Institutionen, um sie der Öffentlichkeit später für verschiedenste Fragestellungen zur Verfügung zu stellen. So prägen sie die historische Identität der Kirche mit.

Die Zusammenarbeit mit den Pfarreien, Kirchengemeindeämtern. Landeskirchenämtern und vielen anderen Einrichtungen hat daher in allen Kirchenarchiven einen zentralen Stellenwert – schließlich entstehen dort die Unterlagen, die das Bild bestimmen, das man sich in 15, 50 oder 500 Jahren von ihnen machen wird. Von der regelmäßigen Übernahme der „archivwürdigen“ Unterlagen hängen die späteren Forschungsmöglichkeiten ab. Die Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei vielen Fragen, die im Kontext der Schriftgutverwaltung sowie Bewertung und Übernahme der Unterlagen entstehen, ist daher ein zentrales Anliegen der Kirchenarchive.

Hierbei kann es um die unterschiedlichsten Themen gehen.

• Die Mitarbeiter eines Kirchengemeindeamts haben in Ihren Büros und im Aktenkeller keinen Platz mehr für Ihre Dokumente/Unterlagen und möchten wissen, wie das Verfahren bei der Aktenaussonderung funktioniert.
• Eine Abteilung im Landeskirchenamt hat Probleme, ältere Vorgänge wiederzufinden und sucht nach Informationen und Hilfsmitteln, um die Schriftgutverwaltung zu optimieren.
• Ein Pfarrer fragt, ob und wie elektronische Unterlagen (z.B. Word-Dateien, Excel-Listen, ppt-Dateien, Digitalfotos, AV-Medien, Daten aus Fachanwendungen) gesichert und später an das Archiv werden können.
• In der Verwaltung soll ein elektronisches Verfahren eingeführt und dennoch sichergestellt werden, dass die Daten später ohne größeren Kosten- und Zeitaufwand vom landeskirchlichen Archiv übernommen werden können.
• Die Mitarbeiter eines Sachgebiets arbeiten an einer bestimmten Aufgabe oder Fragestellung und wollen überprüfen, ob es im Landeskirchlichen Archiv Unterlagen gibt, die Ihnen zusätzliche Informationen dafür liefern.
• In einem Landeskirchenamt steht ein Jubiläum an und man möchte herausfinden, welche wichtigen Entwicklungen in den letzten 100 Jahren in dem Amt stattfanden.

Bei all diesen Fragen können kirchliche Archive helfen. Im Folgenden finden Sie einige Informationsangebote und Materialien für verschiedenste Fragestellungen:

• Handreichungen für die Archivpflege
• Muster für Anbietungslisten
• Schulungsunterlagen zur Aktenführung und Aktenplänen
• Informationen zu Aufbewahrungsfristen
• Empfehlungen für die Papierverwendung
• Hinweise zu verschiedenen Schriftgutarten